一、為什么要設置關鍵詞預警？

在日常企業郵件管理中，敏感信息、業務風險或重要內容的監控非常關鍵。網易企業郵箱提供的關鍵詞預警功能，能夠幫助企業實時捕捉郵件中的特定詞匯（如"合同"、"報價"、"退款"等），并及時通知管理員或相關負責人，有效降低信息泄露風險，提升風控效率。

核心價值：主動防御敏感信息外泄、快速響應突發事件、滿足合規審計要求。

二、網易企業郵箱的關鍵詞預警優勢

• 精準匹配：支持多種匹配模式（全詞/模糊/正則表達式）
• 多級通知：可同時向管理員和部門負責人發送預警通知
• 權限分離：預警規則配置權限與日常管理權限隔離，保障安全性
• 云端記錄：所有觸發的預警記錄自動存檔，可追溯6個月以上
• 與企業微信集成：觸發后可通過企業微信實時推送提醒

三、詳細設置步驟

步驟1：登錄管理員后臺

使用管理員賬號登錄網易企業郵箱管理后臺（ex.mail.163.com），進入【安全中心】-【郵件監控】板塊。

步驟2：創建關鍵詞規則

點擊【新建規則】，在觸發條件中選擇【關鍵詞監控】：

• 輸入需要監控的關鍵詞（每行一個關鍵詞）
• 設置匹配方式：
  • 完全匹配：僅匹配完全相同詞組
  • 部分匹配：包含關鍵詞即觸發
  • 排除匹配：標記需要忽略的關聯詞

示例：監控"競品"時建議同時設置排除詞"分析"，避免市場調研郵件誤報

步驟3：設置預警范圍

指定監控對象：可選擇全公司、特定部門或個人賬號，支持按發件人/收件人組合過濾。

步驟4：配置通知方式

勾選以下通知渠道（可多選）：

• 郵件通知：發送到指定管理員郵箱
• 短信提醒：需預先綁定手機號
• 企業微信：通過關聯應用推送
• 系統日志：在管理后臺生成記錄

步驟5：設置處理策略（可選）

高級功能可對觸發郵件執行自動操作：

• 將郵件標記為待審核狀態
• 自動轉發到指定審查郵箱
• 禁止發送并通知發件人

四、最佳實踐建議

關鍵詞庫建設

建議分層設置關鍵詞：

避免誤報策略

• 為通用詞匯添加上下文限制（如"密碼"需出現在附件中）
• 設置部門白名單（財務部發送"轉賬"不觸發）
• 啟用學習模式：新規則先試運行1周再正式啟用

定期優化建議

1. 每月分析預警日志，調整無效規則
2. 根據業務變化更新關鍵詞庫（如新項目代號）
3. 每季度進行模擬測試驗證系統靈敏度

五、與其他功能的聯動

1. 與郵件歸檔結合

觸發的郵件自動納入歸檔系統的"敏感郵件"分類，保留完整原始數據。

2. 與離職管控配合

對已提交離職申請的員工自動加強關鍵詞監控（如"客戶名單"、"源代碼"）。

3. 數據統計報表

通過【統計報表】-【安全報告】可查看：
? 關鍵詞觸發趨勢圖
? 高頻觸發部門排名
? 疑似違規類型分布

總結

網易企業郵箱的關鍵詞預警功能是企業信息安全防護體系的重要組成部分。通過科學設置關鍵詞庫、合理配置通知機制、持續優化監控策略，企業可以構建起多層防御體系。該功能特別適合金融、法律、高科技等對信息敏感度要求高的行業，建議結合企業實際業務場景靈活運用，既能有效管控風險，又能避免過度監控影響工作效率。最終實現安全性與便捷性的最佳平衡。